Wir übernehmen deine Lohnbuchhaltung, du sparst dir 30 % Kosten jedes Jahr
Bei OEHMANN Steuerberatung übernehmen wir als ausgelagerte Abteilung dein Personalwesen, damit …
… du Kosten senkst —
durch optimierte Lohnabrechnungen und reduzierte Sozialversicherungsbeiträge.
… deine Personalprozesse digital und übersichtlich sind —
mit Tools wie DATEV und Personio für automatisierte Abläufe.
… deine Mitarbeitenden mehr Netto erhalten —
durch gezielte Gehaltsoptimierung und steuerfreie Vorteile.
… deine Lohnabrechnung sichergestellt ist —
du bist nicht mehr davon abhängig, wenn deine Mitarbeitenden krank sind oder Urlaub machen.
Die größten Hürden in der Lohnbuchhaltung und warum sie dich mehr kosten, als du denkst
Gesetzliche Komplexität
Die Regeln ändern sich ständig. Ein kleiner Fehler in der Abrechnung kann zu Nachzahlungen, Strafen oder Rückforderungen führen.
Zeitfaktor
Stundenlang Lohnabrechnungen erstellen, Meldungen übermitteln und Fristen einhalten – das kostet wertvolle Zeit, die du besser in dein Kerngeschäft investieren kannst.
Papierkram ohne Ende
Ohne digitale Systeme wie Lohnabrechnungstools, digitale Personalakten oder automatisierte Reisekostenabrechnungen stapelt sich der Papierkram und sorgt für Chaos.
Ungenutzte finanzielle Vorteile – der größte Kostenfresser!
Statistiken zeigen: Drei von fünf Unternehmen schöpfen ihre finanziellen Vorteile nicht aus. Dabei lassen sich durch optimierte Lohnabrechnungen die Steuerlast senken, Sozialversicherungsbeiträge reduzieren und Geschäftsausgaben cleverer abrechnen.
Heißt für dich: Du verlierst Zeit und Geld. Dinge, die du sinnvoller in dein Unternehmen investieren kannst. Indem du dein Personalwesen auslagerst …
4 Gründe warum du dein Personalwesen auslagern solltest
Mehr Zeit fürs Wesentliche:
Mehr Zeit fürs Wesentliche:
Rechtssicherheit und Klarheit:
Rechtssicherheit und Klarheit:
Zufriedenere Mitarbeitende:
Zufriedenere Mitarbeitende:
Der größte Hebel für dein Unternehmen Lohnoptimierung:
Der größte Hebel für dein Unternehmen Lohnoptimierung: OEHMANN Steuerberatung: Dein ausgelagertes Personalwesen
Kosten senken durch smarte Lohnabrechnungen
Wir zeigen dir, wie du Sozialversicherungsbeiträge senkst, steuerfreie Vorteile nutzt und dabei gleichzeitig deinen Mitarbeitenden mehr Netto vom Brutto ermöglichst.
Schluss mit Papierkram
Wir setzen auf digitale Tools wie DATEV digitale Personalakte, DATEV Arbeitnehmer online, Fastdocs und Personio, die dir und deinen Mitarbeitenden den vollen Überblick geben.
- Lohnabrechnungen, Gehaltsnachweise und Arbeitsverträge sind jederzeit digital abrufbar.
- Personalstammdaten lassen sich bei Neueinstellungen direkt digital erfassen – keine doppelten Datensätze, keine Zettelwirtschaft.
- Automatisierte Prozesse sparen dir Zeit und reduzieren Fehler.
Rechtssicherheit – Ohne böse Überraschungen
Gesetzliche Vorgaben ändern sich regelmäßig, und schon kleine Abweichungen in der Abrechnung können zu teuren Rückforderungen oder Strafen führen. Wir sorgen dafür, dass alles korrekt und rechtssicher läuft:
- Prüfung und korrekte Umsetzung aller gesetzlichen Vorgaben in der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
- Unterstützung bei Sozialversicherungs- und Lohnsteuerprüfungen.
- Digitale Dokumentation für eine lückenlose Nachverfolgbarkeit.
Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden steigern – Mehr Netto, mehr Motivation
Pünktliche und korrekte Gehaltszahlungen sind die Basis. Doch mit Gehaltsoptimierungen wie steuerfreien Sachbezügen, Fahrtkostenzuschüssen oder Zuschlägen kannst du deinen Mitarbeitenden tatsächlich mehr Netto vom Brutto bieten. Ein Vorteil, der die Motivation steigert und langfristig die Bindung ans Unternehmen stärkt.
Lohnabrechnung sichergestellt – unabhängig von Ausfällen
In vielen Unternehmen hängt die Lohnabrechnung an einer einzigen Person. Fällt diese aus, kann es schnell zu Verzögerungen kommen. Durch unser Outsourcing ist die Lohnabrechnung jederzeit sichergestellt – unabhängig von Krankheit oder Urlaub.
Du entscheidest, welche Leistungen wir übernehmen
Willst du nur einzelne Bereiche wie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen auslagern oder Beratung zu Benefits und Gehaltsoptimierung? Oder den kompletten Prozess an uns abgeben? Wir passen das Leistungspaket an deine Wünsche an.
Ablauf der Zusammenarbeit
Schritt 1
Kick-Off
Zum Start analysieren wir gemeinsam mit dir den aktuellen Stand deiner Personalprozesse. Unsere spezialisierten Mitarbeitenden nehmen eine Bestandsaufnahme deiner bestehenden Abläufe vor und identifizieren Optimierungspotenziale – von der Lohnabrechnung bis zur digitalen Dokumentenverwaltung.
Schritt 2
Mandanten-Onboarding
Du bekommst eine feste Ansprechperson, die dich eng bei der Einführung neuer Prozesse begleitet und dafür sorgt, dass du dich in den neuen Abläufen schnell zurechtfindest. So können du und deine Mitarbeitenden direkt mit den digitalen Tools arbeiten und von den Vorteilen profitieren.
Schritt 3
Laufende Zusammenarbeit
Wir behalten deine Personalprozesse kontinuierlich im Blick, überprüfen regelmäßig die Lohnabrechnungen und stehen dir bei allen Fragen zur Seite. Ob gesetzliche Änderungen, neue Optimierungsmöglichkeiten oder Unterstützung bei Prüfungen.
Case-Studies
Problem
- Personalabteilung war stark ausgelastet durch wiederkehrende Aufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
- Hohe Fehlerquote bei Krankmeldungen, Urlaubsberechnungen und Sonderzahlungen.
- Keine Kapazitäten für strategische Personalaufgaben wie Mitarbeiterentwicklung oder Recruiting.
Lösung
- Vollständiges Outsourcing der Personalabrechnung an die Steuerberatungskanzlei.
- Einsatz einer digitalen Personalsoftware, in die alle Mitarbeiterdaten zentral eingepflegt wurden.
- Regelmäßige Abstimmung mit HR für Sonderfälle (z. B. Bonuszahlungen, Teilzeitregelungen).
- Digitale Bereitstellung der Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter über ein sicheres Online-Portal.
Ergebnis
- Personalabteilung konnte sich auf strategische Aufgaben konzentrieren und effizienter arbeiten.
- Fehlerquote bei Abrechnungen sank auf nahezu null.
- Termingerechte und transparente Auszahlung der Gehälter, inklusive digitaler Zugriffsmöglichkeiten für Mitarbeiter.
- Kosteneinsparung durch Wegfall von Überstunden und temporären Kräften.
- Flexibilität bei saisonalen Personalspitzen ohne zusätzliche interne Ressourcen.
Problem
- Das Startup wollte von Anfang an eine moderne, digitale Personalverwaltung.
- Papierbasierte Prozesse oder Excel-Tabellen erschienen zu fehleranfällig und unflexibel für schnelles Wachstum.
- Ziel war es, von Beginn an skalierbare Prozesse aufzubauen, um die Personaladministration nicht zum Engpass zu machen.
Lösung
- Implementierung einer digitalen Personalsoftware inklusive digitaler Personalakte.
- Erfassung aller Mitarbeiterdaten digital: Verträge, Lohninformationen, Urlaub, Krankmeldungen und Fortbildungen.
- Automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive steuerlicher Optimierungen.
- Zugriff für Mitarbeiter auf alle relevanten Dokumente und Abrechnungen über ein sicheres Online-Portal.
- Integration von Workflows für Onboarding, Vertragsänderungen und Genehmigungen.
Ergebnis
- Skalierbare Prozesse, die mit dem Wachstum des Unternehmens problemlos erweitert werden können.
- Keine manuellen Doppelarbeiten oder fehleranfälligen Excel-Tabellen r.
- Schnelles Onboarding neuer Mitarbeiter, da alle Daten digital erfasst und automatisch verarbeitet werden.
- Transparenz und Zugriff für Mitarbeiter auf alle relevanten Unterlagen.
- Das Startup konnte sein Personal schnell steigern, ohne dass die Verwaltung zu einem Engpass wurde.
- Strategische Ressourcen konnten auf Wachstum und Produktentwicklung konzentriert werden, statt auf administrative Aufgaben.
Problem
- Lohnabrechnungen wurden bisher manuell in Excel und Papierakten geführt.
- Hoher Zeitaufwand für die Personalabteilung (ca. 2 Vollzeitkräfte).
- Fehleranfälligkeit bei der Berechnung von Gehältern, Urlaubstagen und Sonderzahlungen.
Lösung
- Einführung einer digitalen Personalsoftware, die alle Abrechnungen zentral verwaltet.
- Automatisierte Berechnung von Gehältern, Urlaub, Krankheits- und Sonderzahlungen.
- Schnittstellen zu DATEV und Banking-Systemen für direkte Zahlungen.
- Schulung der HR-Mitarbeiter in der Nutzung der Software.
Ergebnis
- Reduzierung des manuellen Aufwands um 50 %.
- Minimierung von Fehlern bei Gehaltsabrechnungen.
- Echtzeit-Reporting für Managemententscheidungen.
- Mitarbeiter können ihre Abrechnungen digital einsehen, was die Transparenz und Zufriedenheit erhöht.
Problem
- Unternehmen wünschte sich eine höhere Nettobezahlung für die Mitarbeiter ohne Personalkostenerhöhung.
- Unsicherheit bei der Umsetzung steuer- und sozialversicherungsoptimierter Gehaltsmodelle.
Lösung
- Analyse der bestehenden Gehaltsstruktur.
- Einführung steuer- und sozialversicherungsoptimierter Gehaltsbestandteile, z. B.:
- Sachbezüge (Tankkarten, Gutscheine)
- Betriebliche Altersvorsorge
- Vermögenswirksame Leistungen
- Erstellung von individuellen Berechnungsmodellen für jeden Mitarbeiter.
Ergebnis
- Nettogehalt der Mitarbeiter stieg durchschnittlich um 5–7 % ohne zusätzliche Arbeitgeberkosten.
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Bindung.
- Klare und transparente Darstellung der Vorteile für jeden Mitarbeiter durch digitale Gehaltsübersichten.
Ausgangslage
Das Unternehmen hatte ein klassisches, papierbasiertes Reisekostenmanagement:
- Mitarbeitende reichten Belege manuell ein
- Rechnungen und Fahrtkosten wurden über Excel-Tabellen erfasst
- Abrechnungen wurden von der Finanzabteilung geprüft und in die Buchhaltung übertragen
Probleme:
- Hoher Zeitaufwand für Mitarbeitende und Buchhaltung
- Verzögerte Abrechnungen und Rückzahlungen
- Fehleranfälligkeit bei der manuellen Erfassung
- Keine Echtzeitübersicht über Reisekosten und Projektbudgets
Das Unternehmen suchte nach einer digitalen, automatisierten Lösung, die den Prozess effizienter macht und die Kostenkontrolle verbessert.
Lösung durch unsere Kanzlei
Wir führten eine digitale Reisekostenlösung ein und optimierten den Workflow:
- Auswahl und Implementierung einer Cloud-basierten Reisekostenplattform (z. B. Circula oder ähnliche Lösungen)
- Integration der Lösung in die bestehende Buchhaltungssoftware über Schnittstellen
- Einrichtung eines digitalen Genehmigungsprozesses, sodass Teamleiter die Abrechnungen online prüfen und freigeben können
- Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit der App und der automatischen Belegerfassung (Upload von Fotos, OCR-Erkennung)
- Automatisierte Übernahme der genehmigten Reisekosten in die Finanzbuchhaltung
Ergebnis
- 80 % Zeitersparnis bei der Erfassung und Freigabe von Reisekosten
- Schnellere Rückzahlungen für Mitarbeitende
- Reduzierte Fehlerquote durch automatische Belegerkennung und digitale Genehmigungen
- Echtzeit-Transparenz über Reisekosten pro Projekt und Budget
- Entlastung der Buchhaltung durch automatische Datenübernahme
Die Digitalisierung führte zu einer effizienten, transparenten und modernen Reisekostenverwaltung, die Mitarbeitende und Buchhaltung gleichermaßen entlastet.
Was passiert im Kennenlerngespräch?
Im kostenlosen Kennenlerngespräch analysieren wir gemeinsam deine aktuellen Personalprozesse und zeigen dir erste Ansätze zur Optimierung auf – zum Beispiel, wie du Kosten senken, Lohnabrechnungen vereinfachen und die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden steigern kannst. Gleichzeitig klären wir, in welchem Umfang eine Zusammenarbeit für dich sinnvoll ist.
Über OEHMANN Steuerberatung
Unser Ziel: Deine Personalverwaltung so zu gestalten, dass du nicht nur Zeit sparst, sondern vor allem Kosten reduzierst. Durch gezielte Gehaltsoptimierung zeigen wir dir, wie du Sozialversicherungsbeiträge senken, steuerfreie Vorteile nutzen und deinen Mitarbeitenden gleichzeitig mehr Netto vom Brutto ermöglichen kannst.
Dabei setzen wir auf erprobte Tools wie Fastdocs, Personio und DATEV, um Lohnabrechnungen, Personalstammdaten und Dokumente papierlos und effizient zu verwalten.
Du wirst beraten von
Stefan Oehmann
Dipl. Kaufmann & Steuerberater
Stefan Oehmann verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Steuerberatung. Nach seiner Tätigkeit in renommierten Kanzleien und über einem Jahrzehnt als geschäftsführender Partner gründete er 2022 die OEHMANN Steuerberatung. Mit seiner Expertise im Bereich Digitalisierung unterstützt er Unternehmen dabei, ihre Personalprozesse effizienter zu gestalten und auf moderne, papierlose Lösungen umzustellen.
Sabrina H.
Steuerberaterin
Mit langjähriger Erfahrung in der Steuerberatung und einem klaren Fokus auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen unterstützt Sabrina ihre Mandanten zuverlässig und zukunftsorientiert. Dank ihrer Stationen bei renommierten Kanzleien und internationalen Konzernen sowie ihrer fundierten betriebswirtschaftlichen Ausbildung bringt sie ein tiefes Verständnis für komplexe steuerliche und wirtschaftliche Fragestellungen ebenso mit wie für die praxisnahen Herausforderungen im Mittelstand. Mandanten profitieren von ihrer klaren, praxisnahen Kommunikation und ihrer Fähigkeit, auch komplexe Sachverhalte verständlich und lösungsorientiert aufzubereiten. So schafft sie die Grundlage für fundierte unternehmerische Entscheidungen und nachhaltigen Erfolg. Sabrina verfügt über Erfahrung in der Beratung von Kapital- und Personengesellschaften, Einzelunternehmen, Privatpersonen sowie Non-Profit-Organisationen.
Onboarding-Managerin – Fachassistentin für Lohn und Gehalt
Mit langjähriger Erfahrung als Steuerfachangestellte und Fachassistentin für Lohn und Gehalt und einem tiefen Verständnis für die besonderen Anforderungen für die Lohnabrechnung und das digitale Personalwesen begleitet Anna-Lena unsere Mandanten von Beginn an durch einen reibungslosen Onboarding-Prozess. Ihr Schwerpunkt liegt auf der Personalabrechnung, wo sie nicht nur steuerliche und sozialversicherungsrechtlichen Besonderheiten im Blick hat, sondern auch praxisnah bei der Optimierung von Schnittstellen und Prozessen unterstützt. Durch ihre kontinuierliche Weiterbildung verbindet sie klassisches Fachwissen mit modernem, digitalem Denken. Mit ihrer strukturierten und lösungsorientierten Art sorgt Anna-Lena dafür, dass unsere Mandanten optimal in die Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei starten – und auch langfristig von effizient aufgestellten Abläufen profitieren.
Unser Standort in München
Häufige Fragen zum digitalen Personalwesen mit OEHMANN Steuerberatung
Warum sollte ich mein Personalwesen auslagern?
Das Auslagern deines Personalwesens spart dir Zeit, reduziert Kosten und sorgt für rechtssichere Lohnabrechnungen. Mit digitalen Tools und Gehaltsoptimierungen kannst du Personalkosten senken und gleichzeitig die Mitarbeitendenzufriedenheit steigern.
Wie hilft Gehaltsoptimierung dabei, Kosten zu senken?
Welche digitalen Tools setzt OEHMANN Steuerberatung ein?
Welche Vorteile hat eine digitale Personalverwaltung?
Ist die OEHMANN Steuerberatung auch für kleine Unternehmen geeignet?
Welche Leistungen kann ich bei der OEHMANN Steuerberatung auslagern?
Wie sicher sind meine Personaldaten bei der digitalen Verwaltung?
Was kostet die Zusammenarbeit mit der OEHMANN Steuerberatung?
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